一、软件模式说明

软件支持两种模式,一种是专用会议室模式,一种是通用会议模式。
专用会议室模式
表示当前系统是安装在一个专用的会议室中,专用于此会议室的会议管理及签到。
在配置当前系统为专用会议室模式,在“配置工具-高级选项-会议-当前会议室名称”中输入会议室名称,注意要求此会议室名称已经在下面的管理会议室中的会议室列表中存在,并且完全一致。如果这里配置的会议室名称为空,则当前系统将被当成通用会议模式。
专用会议室模式下,系统会自动查询当前会议信息并实现签到,没有在任何会议时段范围内时刷卡将提示“当前没有会议”。
通用会议室模式
在通用会议模式下,系统可随处移动,在各种场合和地方用于会议签到。此种模式下进行会议签到时会提示选择要签到的会议场次(仅显示当天会议场次),操作人员需要手工指定本次要签到会议。

二、管理会议室
在使用系统前,必须预先对会议室进行配置。点击会议室菜单进入会议室管理。

点击创建新建会议室,录入相关资料(除名称及可用状态外其它可选)

可使用修改及删除按钮对会议室进行维护。

三、会议计划
点击管理会议按钮进入会议管理界面。

1.创建会议
点击新建按钮创建会议,输入相关信息后确定。注意会议开始时间和结束时间需要准确输入,如果一次大型会议存在多个会议场次,会议开始时间必须在首场会议开始前,会议结束时间必须在最后一场会议结束后。

会议创建成功后,可使用修改删除按钮进行维护。

2.创建会议场次及安排会议室
双击会议或者选中会议后点击“详细信息”打开详细信息界面。

在此界面可以管理会议场次及与会人员。先点击新建场次信息。如果一次会议只有一个场次,则可以在会议场次中输入1。

录入第一次会议,选择会议场所,在会议室排程界面选择会议室及时间。

选择时间范围并查询即可显示出所有会议室在指定时间范围内的状态。每个单元格表示以其标志的时间为开始时间的半小时,双击某会议室的时间单元格占用或者释放会议室,注意要求选取的会议室时间是连续的。
点击确定完成会议室及时间选择。


注意:如果查询不到会议室信息,可能的原因如下:
没有添加会议室,默认模式下需要在会议室管理中预先录入会议室信息
建立会议时开始结束时间设置不正确,本界面默认查询的会议时间范围内的信息
配置选项中设置的会议室可用时间范围不合适,如默认会议室可用时间设置为08:00到18:00,则需要计划在19:00-21:00开会时就会出现没有时间可选的情况。
注意:对于没有固定会议室或者对会议时间没有严格要求无需管理的应用场景,可通过如下配置实现会议室及时间可直接输入:
启动“开始菜单-配置工具”,或者已经启动好的主程序中的“配置选项”按钮进入配置工具界面。
进入高级选项,展开会议结点
配置“是否允许的手工录入会议时间”和“是否允许手工录入会议室名称”选项。

3.添加会议人员
点击添加员工可以从系统已有员工信息中选择与会人员。

3.1导入与会员工
如果有已经备好的数据,则可以通过批量导入操作导入与会人员。
选择获取模板,可以打开导入的模板格式,在模板中填充数据后,导出为数据文件c:\template.txt,通过导入界面的文件名称后的按钮选择刚才已经生成的数据文件c:\template.txt。
注意:为了不影响使用,填充模板时建议编号(工号),姓名,证件号码必填。如果没有编号,可以在编号列填入证件号码。
点击处理进行导入。


导入的数据会同步导入到组织机构中。可供以后由添加员工按钮选择添加到任意会议中。可以重复导入,当重复导入时,系统检测到编号(工号)在系统中已经存在,将对系统中的记录进行更新,而不是再生成一条新的员工记录。注意:再次导入时填充的编号与前一次不一致,则将作为一个新员工被导入。
选中会议场次记录后,即可在与会人员列表中查看到所有人员的到会离会时间(仅在会议签到操作完成后才有数据)
可点击统计按钮统计当前场次的出勤情况。

3.2导入工号
对于在系统中已经存在的人员,可以通过导入工号功能,直接录入一批工号或者姓名(仅当不存在重名的情况下有效)或者身份证号码。数据间以小写分号或者空白符分隔,或者每个一条记录进行导入。
 


 

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