一、会议报到
会议报到通常用于会议开始前统一进行到会确认,与会者需要持有效证件证明身份后,系统支持自动并更新客户录入证件信息,打印会议胸牌。系统也通过证件号码自动查询客户信息,并查询客户相关的历史会议记录。

会议报到通常用于:
1.大型邀请方式组织的会议,会前确认身份及发放会议卡。
2.培训类活动,事先通过电话等其它渠道报名参加,需要进行身份确认及缴纳费用、打印会议凭证。

注意:会议报到环节不是必须的,单位内部的会议或者专用会议室模式的应用场景,通常不会有此环节。根据实际情况,补充完整的与会人员信息及打印并发放会议相关凭证也有可能事先由会议组织者通过其它方式完成,在这种情况下本环节也可省略。

二、会议签到(出入会场验证)
会议签到
会议签到用于会议开始时与会人员刷卡入场,系统将记录入场时间以及离开时间。用于统计到会情况。
点击“签到【页面】”或者“签到【全屏】”进入签到界面。两个界面功能类似,只是界面风格有差异,可根据实际情况选择。
进入签到界面前会提示选择使用的设备。选择设备并点确定即可,如果不想下次进入时再次提示,可选中“下次不再提示选择”框(要求下次使用时设备正常连接并未被其它程序占用)。

如果设备列表中没有记录,检查设备是否正常连接,连接后重新启动软件再使用此功能。
选择设备并确定以后将出现会议场次选择界面(注意如果没有点击确定将不会出现会议选择窗口),会议场次选择界面会显示当天的所有会议场次,选中要进行签到的会议场次并点确定。

系统进入签到界面。页面签到界面如下:

全屏签到界面如下(可点击ESC切换全屏和窗口模式)

注意,两个签到界面会使用硬件设备,因此不能同时打开,只能打开其中一个。
进入签到界面后,刷身份证、指纹或者IC卡即可进行签到。系统将自动登记与会人员进入时间了离开时间(以首次刷卡作为进入时间,最后一次刷卡作为离开时间)。
签到界面模板
在全屏幕界面中,可以在“文件-布局与背景”菜单中选择显示模板,会议签到通常采用“会议签到”或者“专用会议室”模板。 会议签到模板显示界面见“会议签到”小节中的附图,专用会议室模板界面见下图:

三、统计及报表
全屏会议签到界面可显示实时会议统计信息。对于会议完成后,可回到会议管理界面进行会议信息的统计和报表的生成。
进入会议管理界面,双击要处理的会议记录,选中要处理的会议场次。

1.查询及统计
点击“按条件显示”按钮,选择适当的过滤条件,对当前场次的人员进行过滤。完成后选择“会议事务处理”中的“签到统计”,即对当前人员进行进行统计分析。

2.查询及导出
点击“按条件显示”按钮,选择适当的过滤条件,对当前场次的人员进行过滤。完成后选择“会议事务处理”中的“导出报表”,即对当前人员进行导出。要导出所有人员的会议情况,则在“按条件显示”中选择显示所有人员即可。

附录1:常问问题

1.程序启动很久无法进入登录界面
对于硬件狗版本,应用程序经过加密处理,在启动时会进行解密操作,导致启动时间会相对较久,请耐心等待。

2.程序启动一直无法进入登录界面
程序启动无法显示登录界面,查询任务管理器,存在VMS.exe进程。对于硬件狗版本,如果试用授权已经过期,试用授权没有安装成功,硬件狗运行环境没有正确安装,或者正式版本在本机或者网络上没有发现硬件狗,都可能导致此现象。
请检查硬件狗服务进程hasplms.exe是否存在,如果不存在则表示硬件狗环境没有安装好。拔掉硬件狗重新插入,查看硬件狗灯是否点亮。如果是使用网络上的硬件狗,除检查硬件狗是否插好外,还可以尝试拔出网线断开网络,稍候再重新连接上。
 


 

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