访客管理系统解决方案确定办法

本文介绍了如何根据用户的需求来确定访客管理的方案,即设备配置和业务流程。推荐终端客户或者代理商负责技术方案的人员阅读。

解决方案由两个重要的部份组成,一个是确定方案中使用到的设备的配置,另一个是确定实际使用时的操作流程,或者说业务流程,即客户来访到最后离开,我们预先要求的各种操作发生的步骤及顺序。下面我们分别从系统设备配置和业务操作流程两个方面的分析确认解决方案。

一、如何决定设备配置

系统可以使用到很多设备,以实现不同的功能。下面我们列出其中可能采用到的设备。然后根据需要进行选择。
登记机可选设备
访客登记机可能由以下部件组成,注意并不是所有部件都是必须的。
Ø         计算机(普通计算机或者触摸屏一体机)
Ø         访客管理系统软件
Ø         证件录入设备(二代身份证读卡器或者多功能录入设备)
Ø         扫描仪
Ø         摄像头
Ø         发卡器(可选支持ID卡、IC卡、身份证)
Ø         打印机(热敏小票打印机或者普通打印机)
Ø         条码扫描枪
Ø         电话拨号器
Ø         短信发送器
Ø         门禁控制器及读头
验证机可选设备
访客验证机可能由以下部件组成,注意并不是所有部件都是必须的。
Ø         计算机(普通计算机或者触摸屏一体机)
Ø         访客管理系统软件(主要是其中的出入验证系统)
Ø         二代身份证读卡器
Ø         发卡器(可选支持ID卡、IC卡、身份证)
Ø         条码扫描枪
Ø         门禁控制器及读头

 

设备配置选择【方案选择重点】

访客管理的目的是阻止无关人员出入,因此必须有一种出入限制的机制,即有一种方法能够让访客不能随意出入,否则整个访客管理系统就不能发挥预期的作用。限制机制通常由设备或者人来实现,这个设备或者人要求出入的人员提供凭证,经验证成功后方可通行,验证失败则阻止其出入。

系统可以采用下面一种或者多种方式实现出入限制。请根据项目需要确定要采用的出入限制的方式,以及对客户发哪些凭证(表格第一列),从而确定访客登记机的设备配置(表格第二列)和验证机的设备配置(表格第三列)。
 
1.         验证端(出入限制端)是门、道闸、三棍闸或者翼闸、可报警的无障碍通道
需要通过ID卡、IC卡、授权后的用户的卡、授权后的用户的身份证、条码等开门。
可用于开门的凭证
登记端配套设备
验证端验证设备
□访客系统专用ID卡
ID卡发卡器
ID卡读头或者读卡器
□访客系统专用IC卡
IC卡发卡器
IC卡读头或者读卡器
□授权后的客户的ID卡
ID卡发卡器
ID卡读头或者读卡器
□授权后的客户的IC卡
IC卡发卡器
IC卡读头或者读卡器
□授权后的客户的身份证
身份证发卡器(兼容IC)
身份证读头(兼容IC)
已经在门/闸机授权的卡
 
/闸机原有读头
□带条码的凭条
打印机
支持韦根协议的扫描枪
注:
访客系统专用卡(ID/IC):是指在访客管理系统中预先添加管理起来的卡片,专门用于发放给访客或者员工。
授权后的客户卡:是指客户自带来的卡,如公交卡/社保卡(通常都是IC),或者身份证,系统可以读取其卡号并将其授权到门禁系统,让客户可以使用自己的卡开门(这类卡通常会限制出入的有效时间以及刷卡离开时自动回收权限,目的是避免发访客专用卡可能客户会忘记归还)
已经在门/闸机授权的卡(ID/IC):是指原来已经有门禁闸机系统,或者准备配备独立的门禁闸机系统,因此可以提前在门禁闸机系统中发好一批可以使用的卡,在客户来访登记时直接发给客户使用。
 
2.         验证端(出入限制端)是有人值守的验证机
可用于开门的凭证
登记端配套设备
验证端验证设备
□访客系统专用ID卡
ID卡发卡器
同登记端
□访客系统专用IC卡
IC卡发卡器
同登记端
□授权后的客户的ID卡
ID卡发卡器
同登记端
□授权后的客户的IC卡
IC卡发卡器
同登记端
□授权后的客户的身份证
身份证发卡器(兼容IC)
同登记端
□带条码的凭条
打印机
扫描枪
注:因为验证机本身也是计算机,通常其验证时需要的读卡设备与登记端的发卡设备相同
 
3.         验证端(出入限制端)是通过人工查验实现的
可用于出入的凭证
登记端配套设备
验证端验证设备
□登记打印的访客单
打印机
人工查验无需设备
□登记时发的纸制胸牌
记录胸牌编号,无需设备
人工查验无需设备
 
【您的选择是什么?请在上述□处勾选,可以选择多个。确认选择后即可确定登记端及验证端的设备配置。】
上述分析不能满足您的要求?请与我们直接联系。
 

二、 
如何决定业务流程


完整的访客登记业务流程如下,可根据管理需要选择。业务流程的选择也会影响到设备的选择。
所有业务环节【方案选择重点】
 访客来访流程的十大环节
 
访客管理系统全流程的所有环节,请根据实际情况逐一确认每一环节是否需要,从而确定业务流程及需要使用到的设备。
1.         预约录入。表示内部员工将客户来访计划录入系统并提交审批。选择了本环节则要求审批环节必须选择,或者审批环节配置为自动审批。选用了本环节还要求员工电脑安装了员工终端软件,或者网络中至少有一个具有网页服务器功能的终端。本环节禁用则审批环节禁用。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
     员工使用员工终端录入?购买员工终端软件。
     员工使用网页录入?购买网页服务器模块。
2.         审批。表示领导对内部员工录入的预约来访计划进行批准。此环节可禁用,并且在系统中配置为自动审批,则预约一录入后即自动生效。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
3.         录入客户资料(必选)。客户来访登记时刷身份证或者扫描有效证件录入客户信息,或者手工录入客户信息。此环节通常是必选环节。分析本环节时,还需要资料的录入方式和资料的内容,不同录入方式和录入内容都会影响到要采用的设备。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
     需要录入二代身份证信息并且手工录入一代证、驾照、护照等?登记点配身份证读卡器。
     需要录入二代身份证信息,还需要自动扫描识别一代证、驾照、护照?登记点配多功能证件录入设备。
     需要拍来访客户、携带物品、证件照片?登记点配摄像头。
     需要自动采集车牌号码而不是手工填写?登记点配车牌识别仪,摄像枪。
     需要扫描其它文档类资料存档?登记点配扫描仪。
4.         被访人确认。录入客户资料后通过各种方式向被访问人确认,看被访问人是否允许访客登记进入。此环节是可选的,如果没有此环节,则默认认为被访问人允许来访者登记。如果选择了此环节,则可能需要相应的配套设施。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
     使用电话确认?登记点配电话机,电话拨号器(不用此设备则采用手工拨号)。
     发送短信通知?登记点配短信发送器。
     发送网络消息弹屏通知?需要被访问人安装客户端。
5.         来访登记(必选)。保存来访登记的资料。此环节通常是必选。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
6.         打印访问单/发访客卡。打印访问单或者发放访客卡,绝大多数情况下此环节是需要的,而且需要确定本环节是采用打印访问单还是发放访客卡,或者两者都允许的方式。选用本环节需要参考“设备选择配置”小节,根据凭证类型决定相应的登记或者验证涉及到的设备。登记点本身即是验证点的情况下,本环节可能和验证进入环节合并而禁用。【您的选择是 □A打印访问单,□B发访客卡,□C打印访客单或者发访客卡,□D打印访客单并发访客卡,□E禁用】
7.         验证进入(必选)。验证进入即通过设备或者人工验证访客是否有权限进入。此环节通常是必选的,否则访客系统的作用就会减弱。选用本环节需要参考“设备选择配置”小节,根据凭证类型决定相应的登记或者验证涉及到的设备。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
8.         被访人签字。被访问人在访客单上签字确认,用于出入凭证是访客单的情况下。仅在凭证为打印访问单的情况下才使用本环节。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
9.         验证离开。来访客户离开被管区域时进行验证。此环节通常会被禁用,比如对于门或者闸机,可能使用出门按钮直接开门离开,不需要验证。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
10.     离开登记。访客在登记处进行离开标志动作,在系统中表明访客已经离开。对于不关注客户是否离开的情况,此环节可以禁用,但严格意思的访客管理此环节通常是需要的。【您的选择是 □A必选,□B可选,□C禁用】
     扫描条码快速离开?登记点配条码扫描枪。
 
根据实际需要,可以将上述十个环节任意选择其中一部分作为一个来访流程。可以同时适用多个来访流程。比如,某工厂允许客户预约来访,不需要被访问人确认,直接登记进入。也可以允许客户不预约,直接来访,经被访问人确认后登记进入。
 
上述分析不能满足您的要求?请与我们直接联系。020-38104536。
 

 

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